ある程度の規模になると、営業さんとチームを組むバックオフィスの方々がいらっしゃいます。
せっかくのチームですから上手く連携したいですよね。
今回は役割や連携のポイントをまとめてみました。
攻めの営業と守りのバックオフィス
まずは営業さんとバックオフィスさんの役割分担はどうなているのでしょうか。
わかりやすく契約の手順に沿って見てみましょう。
営業さんの仕事は仕事の立ち上げとクロージングとなります。
契約周りでいうと以下の通りです。
- 見積書の提出
- 注文書の受領
- 検収書の受領
一方、バックオフィスさんが受け持つのは案件の推進に関わってきます。
- 注文請書の発送
- 納品書、請求書の送付
- 入金の管理
どちらの業務も決して欠かすことの出来ない重要な作業となります。
ポイントは情報の連携
営業さんは多数のお客様に提案してまわっているため、管理が緩くなってしまうことが多々あります。
逆にバックオフィスさんは確定した案件が回ってきますから、管理しやすいくなるという面があります。
あれ？あの案件、検収日いつだっけ？とか営業さんにきかれる事ありますよねw
そこで受注以降についてバックオフィス側で案件を一覧管理するのが効率的です。
受注日、注文請書発送日、納品予定日、検収予定日などを一覧化しておけば営業さんも次の段取りも明確になり作業がしやすくなります。
お互いの業務は理解しよう
良くないパターンとしては、これは私の仕事じゃない、あっちがやるべきだから「知らない」と相手が何をしているか、どうやっているかを理解しようとしないケースです。
もちろん役割分担はありますが相手がどんな業務をしてくれているのか、くらいは把握しておきましょう。
レベル感としては、相手が病欠でお休みしたときに、今回は代わりにやっておくね、と言えるくらいにはしておきたいものですね。
おわりに
中には関係が余り良くない会社さんもあるようですが、営業さんとバックオフィスさんは唯一無二のパートナー的存在だと思っています。
お互いの連携が上手くいけば業務を円滑に進められるようになります。
それが出来ればより多くのお客様のお仕事を取ることが出来るようになるかもしれませんね。
目指せ、名コンビ！です。
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