技術者の人が一番苦手な俗に言う『契約回り』。
なんでもかんでも営業さんにまわってきますよね。
ただ、ここはお客さま、BPさまとの関係で非常に大事なところですからきっちりと対応しましょう。
これをおざなりにしてしまうと一発で『だらしない会社』という烙印を貰うことになってしまいます。
見積り
見積書を作成して、今回の契約はこれで如何でしょうか、と確認する行為です。
見積書には、契約の開始日、終了日(＝検収日)、契約形態、納品日、納品物、金額、支払条件を明記します。
正式な見積書には必ず会社の印(角印)を押印しましょう。SES契約の場合の納品物は『作業報告書』になることがほとんどです。
また、たまに「まだ見積もりですから」と契約期間の記載もない見積書を出してくる会社がありますが、それはあまり頂けません。
その場合は『概算見積書』と名目を変えて、金額だけ、とか金額と作業内容を確認する物としましょう。
概算見積書を提出した場合も契約出来る場合は後日全ての内容が記載された正式版の見積書を提出しましょう。
受注
見積書の内容でOKが出た場合、注文書を頂く必要があります。
注文書に記載される内容は基本的に見積書と同一で、注文日とか注文番号が追加されるくらいです(当然ですねw)
注文書のフォームはお客さま独自のフォームがある場合もありますので先方に確認しましょう。
注文書を頂く際、とても重要なのは『作業開始日までに注文書を頂く』ということです。
当然注文日は契約開始日までの日付を記載して頂くことになります。
(弊社の場合は契約開始日と同日まではOKにしています)
注文書に押印して頂くにはお客さまの社内で稟議を通す必要がある場合が多いです。
そのため時間に余裕を持って依頼する必要があるのですが、なかなかそうは行かない場合が多いので気を付けましょう。
(継続している案件の場合はすんなり行くことも多いです)
納品
納品日がきたら納品物を納品する必要があります。
SES契約の場合はたいてい『作業報告書』が納品物になりますので、そちらを納品します。
さて、誰から納品するのでしょう。
これは現場毎に違うので確認する必要がありますが、現場のリーダーがメンバーの勤務表をとりまとめてお客さまに提出するケースが多いと思います。
事務方からは納品書、という名目で見積書と同様の内容を納品単位で作成します。
検収
上でも書きましたが納品物をお客さまにチェックして頂き、OKの場合は検収書を頂きます。
これも検収日に頂くのが基本ですが、当日に貰ってくるのも難しいのでPDFで頂き、原本は郵送で受領するのが一般的です。
けど、お金を貰う約束をするというとっても重要な書類ですから忘れないように受領しましょう。
請求
検収を頂けたらお金を払って頂く事になります。
検収に基づいて、支払条件に合わせてこの日にいくら払ってくださいね、と言う内容を記載した請求書を作成します。
事務手続き上は納品書と一緒に郵送することが多いでしょうか。
SES契約の場合は特に納品検収は同時に行われることが多いですから必然的に請求も同日に上がることになります。
おわりに
契約関連の作業についての説明は以上です。
聞いたことはあるけど何をすることかよく分からなかった、というのもあったのではないでしょうか。
参考にして頂けると幸いです。
コメント